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Die Effizienzfalle



Einer meiner Klienten kam mit dem Ziel zu mir, seine Arbeitsroutinen als leitender Angestellter noch effizienter zu gestalten. Er berichtet, dass er permanent das Gefühl hatte, zu wenig Zeit für die Dinge zu haben, die zu erledigen seien. Jede Menge Zeitmanagement-Tools hat er schon ausprobiert. Keines hätte geholfen. Wir hatten in vorangegangenen Sitzungen schon ein paar Mal über die Tatsache gesprochen, dass wir nur eine begrenzte Zeit auf dieser Welt zur Verfügung haben. Diese Einsicht sollte es uns erleichtern, wichtige Dinge von den weniger wichtigen zu unterscheiden. Doch so einfach schien dies für meinen Klienten nicht zu sein. Er hatte das Gefühl, dass die Arbeit immer mehr wurde, so sehr er sich auch darum bemühte, zu selektieren, zu strukturieren und zu priorisieren.


Um zu verstehen, wie du als Mensch mit begrenzter Zeit deine Zeit am besten verwalten kannst, müssen wir uns mit einem modernen Phänomen auseinandersetzen, das inzwischen epidemische Ausmaße angenommen hat: der Geschäftigkeit. Doch während die vielbeschäftigte Lebensweise sicherlich ein Zeitproblem darstellt, ist sie nicht das einzige, und für manche Menschen ist sie nicht einmal der Kern ihres Zeitproblems. Vielleicht hast du das Gefühl, dass du nicht genug zu tun hast, dass du deine begrenzte Zeit mit zu wenig anspruchsvollen oder sinnvollen Aufgaben verbringst. Doch egal, welches Zeitproblem du hast, der erste Schritt zur Lösung besteht darin, den Fehler in unserer Beziehung zur Zeit zu erkennen und die Illusion zu durchbrechen, dass wir die Zeit irgendwie beherrschen oder dominieren können. Stattdessen müssen wir uns voll und ganz auf unsere menschlichen Grenzen einlassen, um Seelenfrieden und sinnvolle Produktivität zu erreichen.


Was meinen wir eigentlich, wenn wir uns darüber beschweren, dass wir heutzutage so beschäftigt sind, dass wir das Gefühl haben, die Kontrolle zu verlieren, uns über die Anforderungen der Welt ärgern oder Angst haben, dass wir die wirklich wichtigen Dinge vernachlässigen? Es geht nicht nur darum, dass wir viel zu tun haben. Als ich noch ein Kind war, habe ich die Bilderbücher von Richard Scarry geliebt. "Alles was fährt" und "Die geschäftige Stadt" sind mir besonders in Erinnerung geblieben. In diesen Büchern gab es eine Welt voller Katzen, Schweine, Waschbären und anderer Tiere, die alle in einer florierenden Kleinstadt arbeiten. Sie sind fleißig und haben viel zu tun, aber sie sind auch glücklich, weil sie das Gefühl haben, dass die Aufgaben, die sie zu erledigen haben, und die Zeit, die sie dafür haben, zusammenpassen. Diese Art von Geschäftigkeit, bei der man viel zu tun hat und viel Zeit, um es zu tun, kann herrlich sein. Unser eigentliches Problem ist nicht so sehr, dass wir viel zu tun haben, sondern dass wir überwältigt sind. Wir haben das Gefühl, dass es mehr Dinge zu tun gibt, als wir in der verfügbaren Zeit erledigen können. Wir reden uns ein, dass wir bestimmte Dinge tun müssen, um finanziell über Wasser zu bleiben, unseren familiären Verpflichtungen nachzukommen oder unser Potenzial auszuschöpfen, aber in Wirklichkeit gibt es ein grundlegendes Missverhältnis zwischen der Menge an Dingen, die uns wichtig erscheinen, und der Zeit und Ausdauer, die wir zur Verfügung haben, um sie zu erledigen.


Mit anderen Worten:

Wir stoßen an unsere menschlichen Grenzen aus verschiedenen Gründen.

Wir fühlen uns oft überfordert und haben das Gefühl, dass wir mehr tun müssen, als wir eigentlich können. Das belastet uns psychisch und auch die üblichen Tipps zur Produktivität und zum Zeitmanagement scheinen nicht wirklich zu helfen. Wir glauben, dass diese Ratschläge darauf abzielen, uns das Versprechen zu geben, dass wir diese Lücke schließen können, wenn wir nur effizient genug sind und die richtigen Techniken anwenden. Doch diese Denkweise haben wir aus der industriellen Revolution übernommen und sie ist nicht unbedingt auf die menschliche Erfüllung im 21. Jahrhundert übertragbar. Ich selbst war lange Zeit ein großer Fan von Produktivität und Kontrolle. Ich dachte, wenn ich nur noch effizienter werde, alles im Griff habe und genug tue, dann wäre ich erfolgreich und könnte meine Existenz rechtfertigen. Doch irgendwann habe ich erkannt, dass das nicht der richtige Weg ist und dass es wichtiger ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich selbst nicht zu überfordern.

Aber leider funktioniert dieser Ansatz nicht.. Effizienz wird dich niemals zur Ruhe bringen, wenn es um Zeit geht, denn der Vorrat an Aufgaben, Verpflichtungen, Zielen und Ambitionen, die zu erledigen sind, ist funktional gesehen unendlich. Mehr davon unterzubringen, bringt dich also nicht weiter. Aber das ist noch nicht alles, denn was du herausfindest - und ich habe es herausgefunden - ist, dass das Streben nach Effizienz als Mittel, um den Kampf mit der Zeit zu gewinnen, dich bei sonst gleichen Bedingungen noch mehr beschäftigt, noch gestresster macht und dich weniger auf die Dinge konzentriert, die dir am wichtigsten sind.


Es ist wie ein Spiel mit der Quantität: Je mehr E-Mails du effizient bearbeitest, desto mehr E-Mails landen in deinem Posteingang. Du beantwortest sie schneller als der Blitz, aber dann kommt die Antwort auf deine Antwort und die Antwort auf die Antwort auf deine Antwort... Du weißt schon, wie es läuft. Und bevor du es merkst, hast du den Ruf, der E-Mail-König oder die E-Mail-Königin zu sein. Und was passiert dann? Richtig, noch mehr E-Mails! Es ist wie ein Teufelskreis. Oder wie das Sprichwort sagt: "Wer gut arbeitet, kriegt noch mehr Arbeit auf den Tisch." Und wenn du der Büro-Champion in einem bestimmten Projekt bist, dann darfst du dich nicht wundern, wenn du plötzlich mit Projekten überhäuft wirst. Es ist wie das berühmte Beispiel mit den Autobahnen: Wenn man mehr Fahrspuren baut, dann strömen mehr Autos ins System und der Stau bleibt gleich schlimm wie vorher.


Aber es gibt noch eine andere Dimension dieser Falle, der so genannten Effizienzfalle , und zwar nicht nur die Quantität der Aufgaben, sondern auch die Qualität. Wenn du dich zwanghaft darauf konzentrierst, immer mehr Aufgaben zu erledigen, um das Gefühl zu haben, die Kontrolle über deine Zeit zu haben, wirst du am Ende wahrscheinlich immer mehr Zeit mit der Prioritäten-Liste verbringen. Das liegt zum Teil daran, dass wir uns einreden, dass die wirklich wichtigen Dinge unsere volle Aufmerksamkeit brauchen. Deshalb schieben wir sie auf und konzentrieren uns stattdessen darauf, all die anderen kleinen Aufgaben zu erledigen, die an unserer Aufmerksamkeit zerren, damit wir später die Zeit und den Fokus für die wichtigen Dinge haben.

Das Problem ist, dass unsere To-Do-Listen niemals enden, weil es immer mehr Dinge gibt, die wir erledigen sollten. Wir kommen nie zu den wirklich wichtigen Aufgaben, weil wir ständig von neuen Anfragen und Verlockungen abgelenkt werden. Wenn du jedoch denkst, dass du bald alles schaffen wirst, dann wirst du jede neue Aufgabe mit offenen Armen empfangen - sei es ein Anruf von einem Kollegen, eine Einladung zu einem Event oder eine neue Geschäftsmöglichkeit. Schließlich bist du doch auf dem Weg, den heiligen Gral der Produktivität zu finden, oder nicht? Aber hier ist die Sache: Je effizienter wir werden, desto mehr Aufgaben scheinen auf uns zu warten. Wir fühlen uns immer noch überfordert und haben das Gefühl, dass wir nie genug tun. Natürlich gibt es Zeiten, in denen wir unsere Zeitverschwendung reduzieren müssen - wenn du zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde brauchst, um deine Socken zu finden, dann solltest du definitiv etwas ändern. Aber der Punkt ist, dass wir uns nicht auf Effizienz als Lösung für unsere Überforderung verlassen können. Wir sind endliche Wesen in einer unendlichen Welt voller Möglichkeiten - und das ist okay.


Es gibt immer zu viel zu tun - das ist Fakt. Aber anstatt uns zu stressen und zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, sollten wir uns auf eine wichtige Fähigkeit konzentrieren: Nichtstun. Klingt komisch, aber es ist wahr. Wir müssen lernen, uns damit abzufinden, dass es immer Dinge auf unserer To-Do-Liste geben wird, die wir nicht sofort erledigen können. Stattdessen sollten wir uns auf die Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind und unsere volle Aufmerksamkeit verdienen. Es ist eine Art negative Fähigkeit, bei einer Sache zu bleiben, obwohl es so viele andere Dinge gibt, die uns ablenken wollen. Natürlich müssen wir uns auch um die kleinen Aufgaben kümmern, aber wir sollten nicht glauben, dass wir jemals alles im Griff haben werden. Also, lasst uns die Kunst des Nichtstuns meistern und uns auf das Wesentliche konzentrieren!

Du kannst all diese Dinge stattdessen als etwas betrachten, in das du regelmäßig für eine Weile eintauchst, ohne zu erwarten, dass du es jemals abschließen wirst.


Sicher, vielleicht musst du jeden Tag eine oder zwei Stunden für E-Mails einplanen, aber wenn du diese Zeit gegen Ende deines Arbeitstages einplanen kannst, musst du nicht unbedingt das Ziel haben, den Posteingang auf Null zu bringen, sondern nur die vorgeschriebene Zeit mit dieser Aktivität zu verbringen, bevor du dich zurückziehst. Und wenn deine Energie zu Beginn des Tages am größten ist, so wie bei mir, dann nutze diese Zeit für die Projekte, die dir am meisten am Herzen liegen, auch wenn du das in dem Wissen tust, dass die Karten noch nicht klar sind. Schau dir an, was passiert, wenn du das Leben so angehst, dass du die Unruhe zulässt, die durch all die unerledigten Aufgaben auf der To-Do-Liste entsteht, und gleichzeitig einfach ein paar Stunden für etwas verbringst, das dir wirklich wichtig ist.

Es ist wie ein Friedensangebot an die Realität, wenn du etwas loslässt. Denn was du aufgibst, ist der Versuch, der Wirklichkeit zu entfliehen. Wenn du stattdessen akzeptierst, dass du nicht alles schaffen kannst und dich in die Realität fallen lässt, kannst du endlich den Dreh raushaben und das Beste aus deiner Zeit machen.



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